Командировка

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

При этом местом постоянной работы является место расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Таким образом, поездка работника, направляемого в командировку, в обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение)).

Обратите внимание, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Кого можно, а кого нельзя направить в командировку

По общему правилу в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения).

Однако из этого правила есть исключения. Так, нельзя направить в командировку:

  • работника в период действия ученического договора (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
  • беременную женщину (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
  • работника в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников (268 ТК РФ).

Кроме того, есть категории работников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия. К таким категориям относятся (ч.ч. 2-3 ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Следовательно, продолжительность командировки устанавливается исключительно работодателем и максимальным пределом не ограничивается. Заметим, что ранее срок командировки работников не мог превышать 40 дней, не считая времени в пути (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

Что касается минимального срока командировки, то он также не установлен, поэтому при необходимости сотрудника можно направить и в однодневную командировку.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Эти отметки делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного лица и печатью организации, в которую командирован работник. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из этих организаций (п. 7 Положения).

День выезда в командировку и день приезда обратно

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия указанного транспорта в место постоянной работы.

Определяя день отъезда сотрудника, необходимо помнить следующее правило (п. 4 Положения):

  • если транспорт отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки;
  • если транспорт отправляется с 00 часов и позднее, то последующие сутки.

При этом если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Обратите внимание, что вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Гарантии и компенсации при направлении в командировку

При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

При этом к расходам, связанным с командировкой, относятся (ст. 168 ТК РФ):

  • затраты на проезд;
  • затраты на наем жилого помещения;
  • суточные;
  • иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обратите внимание, что для бюджетных организаций порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются законодательно.

Таким образом, работодатели (за исключением бюджетных организаций) вправе установить любые размеры возмещения командировочных расходов, главное, чтобы они были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В письме от 14.02.2013 № 14-2-291 Минтруд России рассмотрел вопрос о том, можно ли установить разные нормы возмещения командировочных расходов в зависимости от того, на какой должности работает сотрудник (например, для руководителей и остальных сотрудников). Министерство отметило, что в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне. Кроме того, трудовое законодательство не обязывает выплачивать возмещение командировочных расходов всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Таким образом, работодатель вправе предусмотреть дифференцированный размер возмещения командировочных расходов для работников, занимающих различные должности. Аналогичное мнение высказал и Роструд в письме от 04.03.2013 № 164-6-1.

Средний заработок

Средний заработок за период командировки, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения).

Если же сотрудник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то они оплачиваются не менее чем в двойном размере согласно ст. 153 ТК РФ (п. 5 Положения).

Обратите внимание на то, что существуют свои особенности сохранения среднего заработка при направлении в командировку совместителя (п. 9 Положения).

Так, средний заработок сохраняется у того работодателя, который направляет сотрудника в командировку. Если сотрудник едет в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, то средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Расходы на проезд

К расходам на проезд относятся (п.п. 12 и 22 Положения):

  • затраты на проезд к месту командировки и обратно;
  • затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах;
  • затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта;
  • оплата услуг по оформлению проездных документов;
  • оплата постельных принадлежностей в поездах.

Все указанные расходы должны быть документально подтверждены. К подтверждающим документам относятся билеты (в том числе электронные), посадочные талоны, купоны электронного проездного документа (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), чеки и т.п.

Расходы на наем жилого помещения

К расходам на наем жилого помещения относятся:

  • затраты на бронирование и наем жилого помещения в месте командировки, за исключением случаев, когда работникам предоставляется бесплатное жилье (п.п. 14 и 21 Положения);
  • затраты на наем жилья в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения);
  • затраты на наем жилого помещения в месте командировки в период временной нетрудоспособности работника, кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении (п. 25 Положения).

Указанные расходы должны быть документально подтверждены. При этом документом, подтверждающим проживание в гостинице, будет соответствующий счет. В нем должны быть указаны стоимость одного дня проживания в гостинице, срок такого проживания, общая стоимость за весь период проживания. В этом счете также должна стоять подпись уполномоченного лица, печать гостиницы и отметка об оплате проживания.

Если на период командировки работник снимает квартиру, то подтверждающими документами будут договор найма, чек или расписка о получении оплаты.

Суточные

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

Кроме того, суточные выплачиваются в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке (п. 25 Положения).

Стоит отметить, что существуют особенности расчета суточных при направлении работников в командировки за границу.

Во-первых, за время нахождения в пути работника, командируемого за пределы территории РФ, суточные выплачиваются (п. 17 Положения):

  • при проезде по России - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых для командировок на территории иностранных государств.

При этом если работник следует в командировку с территории РФ, то дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. А при возвращении на территорию России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения).

Обратите внимание, что даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. А при направлении работника в страны СНГ, в которых не делаются отметки о пересечении границы, даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории России (п. 19 Положения).

Во-вторых, если сотрудник направлен в командировку в два или более иностранных государства, то суточные за день пересечения границы между этими государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

И, в-третьих, работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов (п. 20 Положения).

Однако стоит отметить, что согласно п. 11 Положения суточные не выплачиваются, если из места командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Иные командировочные расходы

К иным командировочным расходам можно отнести:

  • затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (например, на услуги прачечной);
  • затраты на услуги связи;
  • затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • затраты на оформление обязательной медицинской страховки;
  • и т.п.

Перечень указанных расходов и порядок их возмещения следует определить в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.